Regolamento Conciliazione

 

1.    Obiettivo e settore di applicazione

1.1    Questo Regolamento (in prosieguo denominato “Regolamento") disciplina la procedura di mediazione per la risoluzione di controversie civile e commerciale e transfrontaliere devolute all’amministrazione dell’ “Organismo Internazionale di Conciliazione & Arbitrato dell’A.N.P.A.R.” dell’A.N.P.A.R. (in prosieguo denominato “Organismo") conformandosi ai principi di informalità, rapidità e riservatezza indicati dal D.Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche e integrazioni, nonché a quanto stabilito dal Ministero della Giustizia nel D.M. n. 180/2010. Il servizio di mediazione offre, inoltre, la possibilità di risolvere controversie di natura economica che possono insorgere tra imprese e tra imprese e consumatori.

2.    
Attuazione del Regolamento e avviamento del procedimento di mediazione.

2.1    Questo Regolamento si applica alla mediazione di controversie che le parti decidono di risolvere cordialmente, in forza di una clausola contrattuale o per effetto di un accordo. Le parti, d’intesa con “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R., possono stabilire di apportare rettifiche al presente Regolamento in qualsiasi momento.

2.2    La parte di una lite che intende attivare la procedura di mediazione può farlo redigendo il questionario predisposto “dall’Organismo” dell’A.N.P.A.R. o inviando una domanda scritta alla sede nazionale sita in Loc. Corgiano, 20/D – 84080 Pellezzano (SA) o a mezzo fax al n. 089.481037 in rispondenza a questo Regolamento.

2.3    Su richiesta di una delle parti, “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R., può chiedere alla controparte di partecipare alla procedura di mediazione.

2.4    La richiesta deve contenere ai sensi dell’art. 4 comma 2 del D.Lgs. 28/2010:
•    L’organismo,
•    Le parti,
•    L’oggetto,
•    Le ragioni della pretesa e, se nominati, gli avvocati o terzi che le rappresentano.

2.5    In seguito al ricevimento di tale richiesta, la segreteria “dell’Organismo” dell’A.N.P.A.R., contatta la controparte, non oltre 15 giorni dal deposito della stessa, al fine di ottenerne l’assenso a partecipare alla procedura di mediazione.
Se, non diversamente specificato nel contratto tra le parti, il termine ragionevole entro cui deve pervenire la risposta all’invito a partecipare alla procedura di mediazione è di 15 giorni dalla comunicazione dello stesso.

2.6    La procedura di mediazione si considera attivata con la stipula di un accordo per lo svolgimento di una procedura di mediazione, sottoscritto da tutte le parti coinvolte e “dall’Organismo” dell’A.N.P.A.R.

2.7    È prevista la possibilità, di comune indicazione del mediatore ad opera delle parti, ai fini della sua eventuale designazione da parte dell’organismo.

3.    Procedimento di mediazione

3.1    In seguito al ricevimento della richiesta di attivazione della procedura di mediazione, il responsabile dell’organismo designa un mediatore, ritenuto idoneo a svolgere la funzione di terzo neutrale nella lite e fissa il primo incontro tra le parti.

3.2    Nel designare il/i mediatore/i, il responsabile “dell’Organismo” dell’A.N.P.A.R. tiene in considerazione la nazionalità delle parti, il luogo ove si svolge la procedura di mediazione, specifiche competenze professionali, eventuali conoscenze tecniche di settore che siano richieste o d’aiuto, la disponibilità mediatore e l’esistenza di manifesti conflitti d’interesse.

3.3    La domanda e la data del primo incontro sono comunicate all'altra parte con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione, anche a cura della parte istante. Tutte le comunicazioni ufficiali previste dal presente Regolamento possono essere effettuate utilizzando il mezzo scritto più idoneo, che sia comunque in grado di garantire la prova dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario. Dall'avvenuto ricevimento delle comunicazioni decorrono i vari termini previsti dal Regolamento.

3.4    Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, l'organismo può nominare uno o più mediatori ausiliari.

3.5    Il procedimento si svolge senza formalità presso la sede dell'organismo di mediazione o presso le sedi delle delegazioni provinciali, comunali o uffici di conciliazione, istituite dall’organismo su tutto il territorio nazionale o estero, o presso altre strutture ricettive. Le indicazioni sono rese pubbliche sul sito internet www.anpar.it. Il luogo di svolgimento è comunque derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile “dell’Organismo”.

3.6    Nel presente Regolamento è previsto che il mediatore deve in ogni caso convocare personalmente le parti.

3.7    Il mediatore si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia. Nell’ambito della procedura per cui è incaricato, il mediatore non agisce in alcun modo per conto o a nome dell’organismo.
 Egli si impegna a garantire, in particolare, la propria indipendenza, neutralità ed imparzialità rispetto alle parti in lite ed all’oggetto della controversia.

3.8    Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Le modalità di calcolo e liquidazione dei compensi spettanti agli esperti sono quelle previste l'art. 10 della legge 8 luglio 1980, n. 319. in base al quale ogni triennio può essere adeguata la misura degli onorari fissi, variabili o a vacazione spettanti a periti, consulenti tecnici, interpreti, e traduttori, in relazione alla variazione, accertata dall'ISTAT dell'indice dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati verificatesi nel triennio precedente.

4.    Il mediatore e sua sostituzione

4.1    Il mediatore designato non può, se non per giustificato motivo, rifiutarsi di svolgere la mediazione.

4.2    Il mediatore comunica sia “all’Organismo” dell’A.N.P.A.R. sia alle parti, qualsiasi interesse personale o economico connesso all’esito della procedura di mediazione e qualsiasi altra circostanza di cui è a conoscenza che potrebbe essere vista come implicante un conflitto di interessi (sia questo apparente o reale).

4.3    In seguito al ricevimento di tali informazioni, o in ogni altra circostanza in cui il mediatore comunichi che non è in grado di prestare la propria opera, sentito il parere delle parti, “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R. può sostituire il mediatore con un altro mediatore.

4.4    “L’Organismo” si può avvalere delle strutture del personale dei mediatori e di altri organismi con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per i singoli affari di mediazione.

4.5    L’organismo può istituire separati elenchi dei mediatori suddivisi per specializzazioni.

5.    Diritto di accesso agli atti

5.1    Fermo quanto previsto dall’articolo 9 comma 2 nel D.Lgs. 28/2010, il Regolamento garantisce il diritto d’accesso delle parti agli atti del procedimento di mediazione che il responsabile dell’organismo è obbligato a custodire in apposito fascicolo debitamente registrato e numerato nell’ambito del registro degli affari di mediazione. Il diritto di accesso ha per oggetto gli atti depositati dalle parti nelle sessioni comuni, ovvero per ciascuna parte gli atti depositati nella propria sessione separata.

5.2    Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccetto quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.

5.3    I dati raccolti sono trattati nel rispetto delle disposizioni del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante ”codice in materia di protezione dei dati personali”.

5.4    Almeno 10 (dieci) giorni prima dell’incontro di mediazione, e salvo diversi accordi, ciascuna parte fornisce al mediatore una memoria scritta che riepiloghi i termini della controversia e il suo stato attuale, nonché eventuali documenti e informazioni ritenuti utili. Il mediatore può richiedere a ciascuna parte di fornire chiarimenti e informazioni aggiuntive.

5.5    Il mediatore può limitare la lunghezza delle memorie e degli eventuali allegati. Può altresì incoraggiare le parti a scambiarsi memorie e ogni altro materiale già consegnatogli, per promuovere la comprensione dei reciproci punti di vista.

5.6    Salvo diversi accordi, il materiale e le informazioni fornite al mediatore sono coperti da riservatezza assoluta.

6.    Sviluppo del procedimento di mediazione e diritti del mediatore

6.1    Il procedimento di mediazione può avere inizio solo dopo la sottoscrizione da parte del mediatore designato della dichiarazione di imparzialità di cui all’ art. 14 comma 2 lettera a) del decreto legislativo 28/2010.

6.2    Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento viene consegnata idonea scheda per la valutazione del servizio, il modello della scheda deve essere allegato al Regolamento, e copia della stessa, con sottoscrizione della parte e l’indicazione delle sue generalità, deve essere trasmessa per via telematica al responsabile, con modalità che assicurano la certezza dell’ avvenuto ricevimento.

6.3    Il mediatore è libero di condurre la procedura di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione. Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. Non viene eseguita alcuna forma di registrazione o verbalizzazione dei vari incontri.

6.4    Solo se espressamente richiesto, il mediatore può formulare una proposta. In caso di formulazione della proposta ai sensi dell’art. 11, del decreto legislativo 28/2010, la stessa può prevenire, anche, da un mediatore diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente, o che la proposta medesima può essere formulata dal mediatore anche in caso di mancata partecipazione di una o più parti al procedimento di mediazione;

7.    Rappresentanza

7.1    Ciascuna parte può farsi rappresentare da una persona di propria scelta. L’assistenza da parte di un avvocato non è richiesta, ma è fortemente consigliata la presenza di esperti.
7.2    Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare alla procedura di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per transigere la controversia.

8.    Altri procedimenti

8.1    Le parti, con riferimento alla controversia oggetto della procedura di mediazione, si impegnano a non avviare alcun procedimento giudiziario o arbitrale, per l'intera durata della procedura, tranne nel caso in cui una delle parti ritenga che tale procedimento sia necessario per impedire il decorso di termini di prescrizione o di decadenza, o sia in altro modo necessario per preservare i propri diritti nel caso in cui la procedura di mediazione non dia esito positivo.

9.    Chiusura della procedura di mediazione

9.1 Ciascuna parte può abbandonare la procedura di mediazione in qualsiasi momento, dandone pronta comunicazione scritta al mediatore e alla controparte. La procedura di mediazione si considera conclusa quando:
•    Una parte abbandona la procedura;
•    Il mediatore rinuncia a sua discrezione, per giustificati motivi consentiti, all’incarico;
•    È stato raggiunto un accordo per iscritto.

9.2    Il mediatore può, inoltre, aggiornare la procedura di mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la continuazione del negoziato. La procedura di mediazione può successivamente riprendere su accordo delle parti.

10.    Accordo

10.1    Qualsiasi accordo raggiunto al termine della procedura non è giuridicamente vincolante se non è redatto in forma scritta e firmato dalle parti, o in nome e per conto di esse e dal mediatore.

11.    Mancato accordo

11.1    Prima dell’inizio della mediazione, il mediatore discute con le parti circa la possibilità di ricorrere a un’altra procedura di risoluzione della controversia, qualora non si pervenga a un accordo, in tale ipotesi deve essere redatto verbale firmato dalle parti con il quale si stabilisce che: in caso di fallita conciliazione, la controversia venga risolta mediante l’arbitrato, e/o con altre forme di risoluzione alternative di controversie”.

12.    Riservatezza

12.1    Tutte le informazioni, gli appunti, le relazioni e altri documenti forniti “all’ “Organismo” dell’A.N.P.A.R., inerenti la richiesta di inizio della procedura di mediazione, o utilizzati durante la stessa, sono riservati.

12.2    Il mediatore e qualsiasi altro collaboratore dell’ “Organismo” DELL’A.N.P.A.R., non possono essere obbligati a comunicare a chiunque quanto al punto precedente, a testimoniare o comunque produrre elementi di prova riguardanti la procedura di mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.

12.3    Le parti e ogni altra persona presente alla procedura di mediazione, inclusi gli avvocati e i consulenti, sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:
•    Opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal terzo neutrale, nel corso della procedura di mediazione;
•    Ammissioni fatte dalla controparte nel corso della procedura di mediazione;
•    La circostanza che una delle parti aveva o meno indicato la volontà di accettare una proposta di soluzione della lite fatta dalla controparte o dal mediatore.

12.4    La previsione della riservatezza non si applica se, e nella misura in cui:
•    Tutte le parti consentono alla sua disapplicazione;
•    Il mediatore è obbligato dalla legge a non applicare il principio di riservatezza;
•    Il mediatore ritiene ragionevolmente che esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o all’integrità di una persona se la previsione della riservatezza è applicata;
•    Il terzo neutrale ritiene ragionevolmente che esiste il pericolo concreto di essere soggetto a un procedimento penale se la previsione della riservatezza è applicata.

12.5    Fatti, documenti, informazioni e ogni elemento altrimenti ammissibili come prove in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, non divengono inammissibili a causa del loro utilizzo nell’ambito della procedura di mediazione.

13.    Costi

13.1    Salvo diverso accordo, le spese amministrative e i costi della procedura da versare “all’ Organismo” dell’A.N.P.A.R., che includono l’onorario e le spese del mediatore, si dividono egualmente tra le parti.

13.2    Qualora una parte abbandoni la procedura, ma questa, continui tra le altre parti, la parte uscente sarà tenuta al pagamento della propria parte delle spese e dei costi maturati fino ad allora, senza alcun addebito di spese e costi relativi all’attività successiva alla comunicazione al mediatore e alle altre parti del proprio abbandono.

14.    Esclusione di responsabilità

14.1    Né “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R. né il mediatore e i loro assistenti o collaboratori sono responsabili di atti od omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento o la conclusione della procedura di mediazione, tranne il caso di dolo o colpa grave.

15.    Ruolo del mediatore in altri procedimenti

15.1    Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro o di avvocato di una delle parti in un procedimento arbitrale o giudiziario connesso con la lite che costituisce l’oggetto della procedura di mediazione.

16.    Interpretazione e applicazione delle norme

16.1    Il mediatore interpreta e applica le norme di questo Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate dall’ “Organismo” dell’A.N.P.A.R.

16.2    Cause d’incompatibilità. Sono incompatibili con l’esercizio dell’attività di mediatore:
•    Il mediatore che è stato consulente, di una delle parti negli ultimi due anni prima dell’inizio della procedura di mediazione;
•    Il mediatore che sia coniuge, prossimo congiunto ascendente, discendente, o parente ed affino fino al terzo grado di una delle parti;
•    Il mediatore che abbia manifestato sue opinioni fuori dalle sue competenze oppure abbia già agito nel merito della questione;
•    Il mediatore, che influenza in qualche modo, la volontà di una delle parti;
•    Il mediatore che ha lite pendente, in quanto parte di un procedimento civile od amministrativo, con una delle parti.
•    Il mediatore che nel corso della mediazione, viene a trovarsi in una condizione di incompatibilità per mancanza di uno dei requisiti di cui all’art. 6 del D.M. 180/2010;
•    Laddove si ritiene che particolari condizioni creatisi in occasione della mediazione possono far temere circa la non imparzialità del mediatore;
•    Qualsiasi attività svolta in precedenza a favore di una delle parti rende il mediatore incompatibile in quanto comprometterebbe la sua terzietà;
•    Quando il mediatore ha un rapporto con l'oggetto del procedimento di mediazione o con le parti o i loro difensori;

17.    Trasferimento ad altro organismo

17.1    Nel caso in cui le parti preferiscano comporre bonariamente la lite nello Stato ove opera un altro organismo, “L’Organismo” dell’A.N.P.A.R.” può trasferire la responsabilità dell’amministrazione del procedimento a detto Organismo.

17.2    Ai fini di cui all’art.10, del D.M. n. 180/2010, in caso di cancellazione “dell’Organismo” dell’A.N.P.A.R. dal registro di cui all’art.16 del D.Lgs. 28/2010, i procedimenti in corso, per i quali sono già stati nominati i mediatori, saranno comunque portati a conclusione. 
Gli altri procedimenti saranno dichiarati chiusi. Nel caso di stipulazione di accordi di reciprocità con altri organismi di conciliazione iscritti nel registro, le controversie avviate o in fase di conclusioni saranno portate a termine dall’organismo non cancellato o sospeso, così come previsto dall’art. 7 comma 2 lettera c del D.M. 180/2010.

18.    Legge applicabile

18.1    La procedura di mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalla legge 28/2010 e dal D.M. 180/2010 e successive modificazioni.

19.    Procedure di mediazione regolamentate per legge

19.1    Per i procedimenti di mediazione espressamente disciplinati da disposizioni di legge, il presente Regolamento si applica per quanto compatibile. In particolare, alle controversie ricadenti nell’ambito dell’art. 2 del D.Lgs. 28/2010, così come qualificate dalla parte che deposita la domanda, si applicano le disposizioni del D.Lgs. citato e il D.M. 04 novembre 2010 n. 180 che, tra gli altri aspetti, stabiliscono quanto segue:
•    È vietata l'iniziativa officiosa del procedimento;
•    Gli incontri si svolgeranno presso le sedi “dell’Organismo” dell’A.N.P.A.R.;
•    La sede degli incontri è tuttavia derogabile su accordo delle parti e “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R.” risultante da separato atto. Qualunque altra disposizione del Regolamento è derogabile per accordo delle parti;
•    L’esercizio della funzione di mediatore è incompatibile con ogni incarico, mandato o condizione soggettiva che possano pregiudicare i principi di riservatezza e imparzialità previsti nel presente Regolamento, nel D.Lgs. 28/2010 e nei D.M. 180/2010, come pure il corretto e sollecito svolgimento della procedura ai sensi delle stesse norme regolamentari e di legge;
•    Il procedimento avrà inizio solo dopo la sottoscrizione da parte del mediatore di una dichiarazione di imparzialità;
•    Le parti hanno diritto di accesso agli atti del relativo procedimento custodito in apposito fascicolo debitamente registrato e numerato. Sono escluse dal diritto di accesso le comunicazioni riservate al solo mediatore;
•    I dati raccolti dall’ “Organismo” dell’A.N.P.A.R.” sono trattati nel rispetto delle disposizioni del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
•    Tranne che per giustificato motivo, “l’Organismo” dell’A.N.P.A.R.” e il mediatore designato non possono rifiutarsi di svolgere la prestazione richiesta.
•    Se entrambe le parti lo richiedono, il procedimento di mediazione può concludersi con una proposta del conciliatore, rispetto alla quale, ciascuna delle parti indica la propria definitiva posizione ovvero le condizioni alle quali è disposta a conciliare. Di tali posizioni il mediatore dà atto in apposito verbale di fallita mediazione, del quale viene rilasciata copia alle parti che la richiedono.
•    Il verbale di fallita mediazione viene depositato presso la Segreteria “dell’Organismo” dell’A.N.P.A.R.;
La segreteria dà atto del deposito del verbale apponendovi firma e data, e dandone notizia immediatamente alle parti interessate.
•    Il mediatore provvederà a rilasciare verbale di mancata comparizione qualora la parte che non ha presentato l'istanza, dopo aver ricevuto la comunicazione, non si presenti o rimanga in situazione di inerzia per un periodo complessivo di almeno 30 giorni decorrenti dall’avvenuta ricezione della stessa comunicazione.
•    Le dichiarazioni rese dalle parti nel corso del procedimento non possono essere utilizzate nel giudizio promosso a seguito dell'insuccesso del tentativo di mediazione, nè possono essere oggetto di prova testimoniale.

20.    Clausola Finale

20.1    Per tutto quanto non previsto nel presente Regolamento, come pure in ipotesi d’incertezza nell’interpretazione, valgono le norme e principi stabiliti nel D.Lgs. 28/2010 e nei D.M. n. 180/2010 e successive modificazioni o integrazioni.

21.    Entrata in vigore e modifiche al Regolamento

21.1    Il presente Regolamento con i suoi relativi allegati è immediatamente in vigore.
 Il Regolamento o i suoi allegati possono essere modificati dall’Organismo Internazionale di Conciliazione & Arbitrato dell’A.N.P.A.R. Le modifiche non hanno effetto per le procedure in corso alla data della loro entrata in vigore.

Allegato “A”